Manual de uso

Por qué: El producto tiene mal el tipo de afectación. «Gravado» lleva IGV; «Exonerado» e «Inafecto» no. El campo está en la pestaña General del producto, así que es fácil no verlo.

Entra a Productos/Servicios → Productos, abre el producto, ve a la pestaña General y corrige TIPO DE AFECTACIÓN. Las facturas ya emitidas no cambian: si alguna salió mal, se corrige con nota de crédito.

Por qué: Depende del ajuste Manejo de IGV. Si está activado, todos los productos se registran con el IGV ya incluido: si escribiste el precio sin IGV, el sistema lo toma como si ya lo tuviera y la base imponible queda más baja.

Mira primero cómo está ese ajuste en Configuraciones Globales. Si el campo del producto dice «(CON IGV)», escribe el monto final que paga el cliente: S/ 118 y no S/ 100.

No se borra. Se emite una nota de crédito que la anula, y después la factura correcta. Es el procedimiento que exige SUNAT y deja el rastro completo.

La nota de venta es un documento interno: no va a SUNAT y no tiene validez tributaria. Sirve para dejar constancia mientras se define si se factura o no. La factura y la boleta sí se envían a SUNAT.

Desde el listado de comprobantes, en las acciones de esa fila, tienes el PDF, el XML y el envío por correo. No hace falta volver a emitir nada.

Sí: lo que no se generó no se guarda. El sistema no deja borradores de comprobantes a medio armar. Para ventas largas conviene usar una cotización primero y convertirla en factura después.

Sí. Al armar el comprobante eliges la moneda. El sistema convierte los precios con el tipo de cambio cargado en el momento de agregar cada producto, así que el precio de la lista está en soles y el de la línea ya sale convertido.

Por qué: La moneda está desactivada en la lista de monedas.

Entra a Configuraciones Globales → General → Lista de monedas y márcala como activa.

Está bien. Un comprobante emitido guarda el precio con el que se emitió. Cambiar la lista de precios solo afecta a las ventas que hagas de ahí en adelante.

Por qué: O está en otro almacén, o quedó marcado como insumo, o el sistema está configurado para mostrar solo lo que tiene stock.

Búscalo por su código interno. Si igual no aparece, revisa en Productos que sea «Producto final» y que tenga stock en el almacén de tu sucursal.

Por qué: La guía documenta el traslado; no es un movimiento de inventario.

Para que la mercadería cambie de almacén, haz un traslado desde Inventario → Traslados. La guía y el traslado son dos cosas distintas y ambas hacen falta.

Por qué: La restricción de stock está desactivada.

Anda a Configuraciones Globales → Avanzado → Inventarios y activa Venta con restricción de stock. Ojo: si vendes servicios o trabajas a pedido, quizá te convenga dejarlo como está.

Porque el stock es por almacén, y cada sucursal tiene el suyo. Para mover mercadería de un local a otro se usa Inventario → Traslados.

No. Van uno a uno: una sucursal, un almacén. Si necesitas separar mercadería dentro del mismo local, la salida hoy es crear otra sucursal.

Por qué: El escalado calcula lo que hace falta para la cantidad que pediste, no lo que puedes hacer con lo que hay.

Baja la cantidad a producir hasta que alcance, o compra el insumo que falta y registra la compra para que entre al stock.

Por qué: Ejecutar una orden descuenta insumos y suma producto terminado de verdad, y esa operación no se deshace.

Hay que corregirlo a mano desde Inventario → Movimientos: una salida del producto terminado que no debía existir y un ingreso de cada insumo que se consumió de más. Anota las cantidades de la orden antes de corregir.

Por qué: El costeo usa el promedio ponderado de tus compras, no el precio de la última.

Si compraste el mismo insumo a S/ 10 y después a S/ 14, el costeo usa un valor intermedio según las cantidades. Es lo correcto contablemente; si necesitas el precio de la última compra, míralo en el listado de compras.

Por qué: Las unidades del insumo y de la receta no coinciden: una está en kilos y la otra en gramos.

Revisa la unidad de cada insumo en su ficha de producto. Lo más seguro es tener todo en la unidad menor (gramos, mililitros) y usar presentaciones para vender.

Por qué: No es su usuario: es un interruptor global. Permitir crear productos a vendedores está apagado, así que ningún usuario con rol vendedor puede tocar el catálogo.

Entra a Configuraciones Globales → Empresa → Avanzado → Visual, busca la tarjeta Gestión de vendedores y enciéndelo. Ella tiene que cerrar sesión y volver a entrar para que le tome.

Por qué: El interruptor Editar precio para todos los vendedores está apagado, así que vende al precio de lista y nada más.

Se enciende en Avanzado → Visual → Gestión de vendedores. Ojo: aplica a todos los vendedores por igual, no se puede dar de a uno.

Por qué: Por defecto todos ven toda la cartera.

Enciende Filtrar clientes según vendedor asignado en Avanzado → Visual, y asigna el vendedor en la ficha de cada cliente.

Por qué: Su perfil o sus permisos están de más.

Entra a Configuración y más → Usuarios, abre su ficha y en la pestaña Permisos desmarca los módulos que no le corresponden. Revisa también que no tenga perfil de administrador.

Por qué: No tienes una caja abierta, y una venta al contado necesita caja.

Anda a Finanzas → Caja general y usa Aperturar caja chica. Cada usuario abre la suya. Después vuelve a emitir.

Por qué: Emitir y cobrar son dos cosas distintas. Mientras no registres el cobro, la factura sigue en Cuentas por cobrar.

Entra a la factura por los tres puntos de su fila y elige Pagos. Ahí registras el método, el destino y el monto.

En la ventana de pagos, el monto viene cargado con el saldo completo pero lo puedes bajar. El resto queda pendiente y le agregas otra línea cuando te pague.

Por qué: Casi siempre es el destino del cobro: se registró contra una cuenta bancaria un pago que entró en efectivo, o al revés.

Revisa en Finanzas → Pagos filtrando por caja y por fecha. Ahí ves de qué destino salió o entró cada movimiento.

Por qué: Esos gastos no son una compra aparte: forman parte de lo que te costó la mercadería.

Usa el módulo de Importaciones. Creas un expediente, cargas los productos y los gastos por separado, y el sistema reparte los gastos entre los productos para que el costo sea el real.

Por qué: Los gastos se reparten en el momento de generar el ingreso a almacén.

Ese gasto ya no se va a repartir en esa mercadería. Cárgalo como gasto diverso y tenlo en cuenta al fijar el precio. Para la próxima, completa todos los gastos antes de generar el ingreso.

No. En el listado de comprobantes, los tres puntos de la fila traen Guía: sale con el cliente y los productos ya cargados. Solo agregas el transporte y el peso.

Sí. Las dos tienen Generar comprobante en las acciones de su fila. Arrastran los productos, así que no vuelves a cargar nada. Del lado de compras, una orden de compra se convierte en compra igual.

No. Exporta el listado de productos: el archivo baja con las columnas exactas que el importador espera. Cambias la columna del precio y lo vuelves a subir con Importar.

Usa Personalizar barra, arriba a la derecha del formulario. Subes a la primera fila los campos que sí usas y el resto queda en las pestañas.

Sí, Link de pago está en las acciones del comprobante. Genera una dirección que le envías y el cliente paga online.

Por qué: El producto tiene una sola unidad de medida y el stock se lleva en esa.

Crea el insumo en la unidad en que lo compras (kilos) y el producto terminado en la que lo vendes (unidades). La receta es la que hace la conversión: dice cuántos gramos de insumo entran en cada unidad.

Sí, para eso está Costeo dentro de Recetas y Producción. Eliges la receta y la cantidad, y te suma lo que valen los insumos al costo que tienen hoy.

Por qué: O quedó marcado como insumo, o todavía no se produjo, así que tiene stock cero.

Revisa en Productos que esté como Producto final. Si lo está, ejecuta la orden de producción: hasta que no la ejecutas, el producto terminado no tiene stock.

Escala la receta por la cantidad que planeas producir: el resultado te dice exactamente cuánto de cada insumo necesitas. Compara eso con el stock que tienes y esa es tu lista de compras.

Por qué: No. La carga masiva fija el stock en la cantidad del archivo, no la suma.

Si importas el mismo archivo dos veces, el stock queda igual. Revísalo de todos modos en Inventario → Movimientos antes de seguir operando.

Por qué: Las celdas tenían fórmulas. El importador lee el valor guardado, no recalcula.

Abre el Excel, copia la columna con las fórmulas y pégala como valores. Después vuelve a subir el archivo.

Por qué: Casi siempre: los encabezados cambiaron, o los insumos de la receta todavía no existen.

Usa la plantilla descargada sin tocarle los encabezados, y carga primero la pestaña de productos e insumos. Antes de guardar, prueba con Validar sin guardar.

Por qué: La razón social o el logo están mal cargados en la configuración de empresa.

Entra a Configuraciones Globales → Empresa → Empresa y corrígelos. El RUC no se edita desde ahí: si está mal, escríbenos.

Por qué: El correlativo de la serie quedó en su valor por defecto.

Antes de emitir el primer comprobante, entra a Configuración y más → Sucursales & Series → Series y pon el correlativo en el número siguiente al último que emitiste. Una vez que la serie está en uso ya no se puede cambiar.

Por qué: La comunicación de baja tiene plazo: para facturas son 7 días desde la emisión.

Pasado el plazo, la única salida es la nota de crédito. Emítela contra la factura original con motivo de anulación.

Por qué: La compra no se registró, o se registró con una fecha de emisión distinta a la del comprobante.

Compara tu registro de compras contra el RCE del SIRE: ahí ves lo que SUNAT tiene y detectas de una lo que falta. Después regístralo con la fecha que dice el comprobante del proveedor.

Por qué: Lo más frecuente: la serie no está dada de alta en SUNAT, el RUC del cliente no existe, o el tipo de afectación no corresponde.

Lee el mensaje de rechazo: SUNAT dice el motivo. Después corrige el dato y vuelve a enviar desde Comprobantes pendientes → Comprobantes no enviados.

El comprobante se guarda y queda pendiente de envío. Aparece en Comprobantes pendientes → Comprobantes no enviados y desde ahí lo reenvías cuando el servicio vuelva. No necesitas emitirlo de nuevo.